كيف ننظم وقتنا .. من اعداد المهندس عبد الغني قاطوع

من اعداد المهندس عبد الغني قاطوع

تنظيم الوقت معناه أن نجعل حياتنا كلها جادة لا وقت للراحة!!!!، بالطبع هذا المفهوم خاطئ، لذلك كتبت هذه المقالة لتوضيح مبادئ أساسية حول تنظيم الوقت.

في البدء هل تنظيم الوقت جملة صحيحة؟ كلا! لأن الوقت منظم أصلاً، فالدقيقة مقسمة 60 ثانية، والساعة تساوي 60 دقيقة واليوم يساوي 24 ساعة وهكذا، إذاً الوقت مقسم ومنظم تنظيماً جيداً.

إذاً هل نسميه إدارة الوقت؟ أيضاً لا، لأن الوقت لا يدار ولا يمكننا أن نتحكم بالوقت ونجعل من اليوم مثلاً 36 ساعة بدلاً من 24، إنما الوقت يديرنا.

لنسميه إدارة الذات لأننا نستطيع أن ندير أنفسنا من خلال الوقت وليس العكس، والوقت هو من أندر الموارد فهو لا يعوض، ولا تستطيع أن تخزن الوقت أو تشتريه!! لذلك الوقت هو الحياة، واسمحوا لي أن أستخدم لفظ تنظيم الوقت لدلالة على المعنى المطلوب وهو إدارة الذات.

الناس من حيث تنظيمهم للوقت صنفان:

1- أما من ينظم وقته فمنهم من يكون فعالاً ويستفيد بشكل كبير من تنظيمه للوقت،

ومنهم من لا يستفيد من تنظيمه للوقت وتراه مشغولاً في طاحونة الحياة، يكدّ ويعمل بلا راحة

2- أما من لا ينظم وقته فإما أن يحس بالملل لأنه لا يعرف ماذا يفعل في فراغه الكبير، أو أنه متخبط في أعمال قليلة الأهمية.

من هو الفعال في تنظيم وقته: هو الشخص الذي يحصل على النتائج المطلوبة في الوقت المتاح. إذا بدأ أي شخص بتنظيم وقته بطريقة فعالة فسيحصل على نتائج فورية، مثل زيادة الفعالية في العمل والمنزل، تحقيق الأهداف المنشودة بطريقة أفضل وأسرع، يقلل من المجهود المبذول، بالتالي يجعلنا أكثر راحة، وستلاحظ أنك بدأت بالتفوق على نفسك وعلى غيرك أيضاً في مجالات عدة.

كما ذكرت في البداية البعض يظن أن تنظيم الوقت يعني الجد بلا راحة ، سأوضح الآن كيف أن تنظيم الوقت يعني المزيد من السعادة والسيطرة على الظروف المحيطة بنا بدلاً من أن

تسيطر علينا وتحرمنا السعادة.

الأعمال تنقسم إلى عدة أقسام :

1- فهناك أعمال ملحة ومهمة في نفس الوقت وهذا ما يسمى بالمربع الأول مربع إطفاء الحرائق!!

2- وهناك أعمال غير عاجلة لكنها مهمة وهذا ما يسمى بالمربع الثاني مربع التركيز على الجودة والقيادة، لأنه يتضمن أنشطة وقائية تعزز القدرة على الإنتاج وإقامة علاقات وتنميتها والتخطيط والترويح عن النفس، وإذا مارسنا هذه الأفعال ستتقلص الأزمات أو الحرائق وتبدأ في اكتشاف أرض رحبة من الفرص الحقيقية التي تحقق لك الإنجازات والأهداف، وتبدأ في اختيار أهم الفرص لتحقيق أهدافك، بهذا تبدأ العمل بتلقائية وبدون تكلف وتحافظ في نفس الوقت على مواعيدك وأعمالك،

ولنأخذ أمثلة على أفعال من المربع الثاني، فهناك قضاء وقت أسبوعي خاص للعائلة، سواءً في الرحلات أو اللهو البريء وذلك لتعزيز العلاقة بين أفراد الأسرة، تعلم هوايات ومهارات جديدة تحبها، أخذ استراحة أو قضاء إجازة لتعود بروح أكثر نشاطاً وحيوية، زيادة المعرفة في علوم معينة من خلال القراءة، أداء أعمال تطوعية إذا كان هذا من ضمن أهدافك.

هذه مقدمة لتساعدك في أخذ زمام المبادرة وتبدأ في التفكير الجدي حول حياتك وكيف تديرها وتقودها نحو ما تهدف إليه، وحتى تنظم وقتك يجب عليك أن تكون صاحب أهداف وتخطيط، وإن لم تكن لديك أهداف فلا فائدة من تنظيم الوقت

ثانيا نظم بيتك في ساعة

ثروة الوقت:

يمثل الوقت بالنسبة لنا ثروة كبيرة وهي ثروة وُزَّعت بين الناس بالتساوي.. كل الناس، الكبير والصغير، الغني والفقير، الصحيح والمريض. وأسألك هل تعرف أحدًا كان نصيبه في اليوم 23 ساعة ؟! أو كان نصيب آخر 25 ساعة ؟! .. الكل متساوٍ والسابق من استثمر وقته، ونظم شئون حياته.. لذا تَوَقَّفْ عن تضييع الوقت وابدأ بإدارته واستثماره؛ وسيكون ذلك بلا شك أفضل استثمار قُمْتَ به لنفسك.. وصدقني ستكون النتائج مذهلة..

قيمة الوقت:

إذا كنت في حياتك العملية تعمل في مؤسسة تعطيك راتبًا شهريًّا قدره 500 دولار عن أجر عمل يوازي 8 ساعات يوميًّا، وكنت تضيع ساعتين من وقتك يوميًّا بلا فائدة.. فإن ذلك يعني أنك تخسر 125 دولارًا شهريًّا أي 1500 دولار سنويًّا، أي أنه كل عشر سنوات من عمرك تخسر 15 ألف دولار.. هذه ليست ورقة يانصيب تخسرها في مغامرة، بل هي حياتك ووقتك تخسرهما بلا مقابل.. أو تكسب بهما الكثير.

وفِّر ساعة أسبوعيًّا ونظِّم بيتك:

على عكس الطاقة والمال والمهارة، لا يعود الوقت ولا يمكن إيجاده مرة ثانية؛ فعندما يذهب الوقت يذهب إلى غير رجعة؛ ولهذا السبب فإنه أكثر السلع المستخدمة في الأعمال شيوعًا وربما أكثرها قيمة، ومع هذا – ولسبب ما – كثيرًا ما يعامل الوقت وكأنه لا قيمة له أبدًا.. ولهذا فإنني أدعوك إلى الاستماع إلى نصيحة "الساعة الأسبوعية" التي توفر بها وقتك وتنظم بيتك، وتعالَ معي نستعرض ماذا تستطيع أن تقدم لبيتك في ساعة.

تجول معي داخل البيت هل لاحظت وجود بعض الأشياء العديمة الفائدة أو الزائدة عن الحاجة وغالبًا ما تكون قد بدأت تتعرض للتلف؟.. فكِّر في أسلوب جديد للانتفاع بها كما يلي:

أواني بلاستيكية مستعملة وعلب فارغة.. فكِّر معي.. لِمَ لا تَقُم بتجميلها وتجعلها أحواضًا للزهور أو مستودعًا للأشياء الصغيرة مثل المسامير وغيرها.

لديك مفكرات وكراسات قديمة وبها ورق أبيض فارغ.. ما رأيك في أن تقطِّعَه قطعًا متساوية وتستخدمه كورق مكتب.. فكم من مرة تبحث عن ورقة تكتب عليها ملاحظة ولا تجد.

ملابسك القديمة.. قُمْ بفَرْزِها.. ستجد بعضها قد ضاق عليك.. اغسلها وقم بِكَيِّها وتصدَّق بها.. إن الكثيرين سوف يَسْعَدون بها؛ لأنهم بحاجة إليها، لا تحرم نفسك من الأجر أبدًا.

الملابس التي لا تصلح للاستعمال.. قم بقَصِّها بطريقة منتظمة واستعمل النوع الجيد من القماش فيها كقواعد للأطباق والأكواب، والنوع العادي كقطع قماش للمطبخ.

الأحذية.. احتفظ دائمًا بأسفنجة التلميع ووسائله.. انظر إلى القديم منها أصلحه إذا كان يحتاج إصلاح.. إن لم تستعمله أعطه لمن يستحقه.. قم بعمل رَفٍّ للأحذية بالقرب من باب البيت يرتفع عن الأرض 20 سم؛ ليسهل عليك تناول الحذاء ويُبْعِد أَتْرِبَتَه عن الأرض.

الجوارب.. انظر إلى الجوارب التي لديك.. ما الذي يحتاج حياكة وما الذي انتهى عمره.. هل تريد شراء عدد جديد منهم، اكتب ذلك في خطتك الأسبوعية.

الملابس الصيفية والشتوية.. قم بتخزين ما لا يناسب الموسم بطريقة جيدة تحفظها من الأَرَضَة وتكون سهلة التنظيم، وأَعِدَّ قائمة بالملابس التي قمت بتخزينها حتى تستطيع في الموسم الجديد أن تحدد ما الذي يحتاج إلى شراء

الفحص الدوري للسباكة والكهرباء.. يجب أن يكون لك فحص دوري للسباكة والكهرباء في بيتك، لا تهمل في إحضار المختص، فإن العمل الذي يكلفك دولارًا اليوم من الممكن أن يكلفك مائة إذا أُهْمِل.

احتفظ بملفات في بيتك في مكان واحد سهل الوصل إليه، لا تهمل في أوراقك، وإذا كنت تملك ماسحة ضوئية موصولة بجهاز حاسوب فقم بعمل نسخة من كل الملفات على الحاسوب بطريقة منتظمة تمكنك من الحصول على نسخة مما تحتاج إليه منها في أي وقت دون أن تَمَسَّ الأصل، وإليك أمثلة على الملفات التي من الممكن أن تحتفظ بها:

• ملف لكل فرد بالأسرة: به شهاداته وصوره وصور شهادات الميلاد والبطاقة الشخصية وجواز السفر ورقم التأمين ونسخة من السيرة الذاتية والشهادات الصحية وكل الأوراق التي تخص كل فرد.

• ملف للسيارة: به على سبيل المثال عقد الشراء، صورة من الرخصة، تاريخ الصيانة ومواعيد الفحص الدوري، وموعد تجديد الرخصة.. إلخ.

• ملف مالي.. به الموقف الضريبي وفواتير الكهرباء والمياه والهاتف والجوال وبطاقة الائتمان.

• ملف للأجهزة الكهربائية بالبيت به الفاتورة وعقد الصيانة والضمان. يمكنك استخدام برنامج مايكروسوفت أكسس لعمل قاعدة بيانات عن كل الأجهزة المستخدمة في بيتك بسهولة جدًّا.

10. هاتف المنزل.. اجمع أرقام الهاتف التي تستخدمها في مفكرة واحدة وضعها بجوار الهاتف دائمًا ولا تنقلها من مكانها بجوار الهاتف لأي سبب.. وإذا كان هاتفك يشتمل على ذاكرة تليفون فلماذا لا تستخدمها فإن ذلك يوفر عليك وقت البحث والطلب.

والآن .. هل ترى كيف كانت الساعة الماضية معك.. أعتقد أنك ستعيد التفكير مثلما فعلت أنا في أول مرة قمت فيها بتنظيم بيتي مستخدمًا أوقات فراغي.. لقد أعدتُ التفكير مرة ثانية في كل دقيقة أُنْفِقُها في غير فائدة، وقررت أن يكون تنظيم بيتي هو البداية الصحيحة لاستثمار وقتي، وبعد ذلك مشاريع كثيرة في حياتي تنجز من خلال استثمار ساعة أسبوعيًّا للنظام.

قال حكيم: ( من أمضى يومًا من عمره في غير حَقٍّ قضاه أو فَرْض أدَّاه أو مجد أَثَّله - ورَّثَه - أو حَمْدٍ حَصَّله أو خير أسَّسَه أو علم اقتبَسَه فقد عَقَّ يومَه وظَلَم نَفْسَه).